INTRODUÇÃO

A APFIPP – Associação Portuguesa de Fundos de Investimento, Pensões e Patrimónios (doravante “APFIPP” ou “Associação”) considera que a prestação de informações às suas Associadas e a elaboração de estatísticas são instrumentos que favorecem a eficiência da prestação de serviços e a concorrência no sector da Gestão de Ativos e de Fundos de Pensões com benefício para os consumidores.

O presente Manual de Procedimentos (doravante “Manual”) contém um conjunto de princípios e de regras que devem ser observados nos procedimentos internos da APFIPP relativamente à interação com as suas Associadas e outras entidades previstas no presente Manual e, em particular, na prestação às Associadas de informações relativas a aspetos técnicos, económicos, de gestão, jurídicos ou outros relacionados com a sua atividade, e na elaboração e divulgação de inquéritos e iniciativas estatísticas pela APFIPP, assim como na recolha e tratamento de informações relativas ao mercado e às Associadas.

No que respeita à atividade estatística, e como complemento destas regras, o Anexo 1 ao presente Manual, que dele faz parte integrante, contém uma relação atualizada das estatísticas da APFIPP, sendo ajustado sempre que necessário de modo a facilitar a perceção da natureza e âmbito da atividade estatística da Associação.

CAPÍTULO I

Parte Geral

Artigo 1.º

Objeto

O presente Manual estabelece os princípios e regras que devem ser observados na elaboração e divulgação às Associadas, ou a outras entidades nele previstas, de informações e pareceres relativos a aspetos técnicos, económicos, de gestão, jurídicos ou outros relacionados com as respetivas atividades no que concerne à Gestão de Ativos e de Fundos de Pensões (“Informações APFIPP”), bem como de inquéritos e estatísticas relativos ao respetivo mercado (“Estatísticas da APFIPP”).

Artigo 2.º

Princípios gerais

1. A APFIPP tem como objetivo contribuir para a promoção e desenvolvimento dos Fundos de Investimento Mobiliário, Imobiliário, de Pensões e da Gestão Discricionária bem como das Entidades Gestoras de Ativos e de Fundos de Pensões, nomeadamente, melhorando a informação de que dispõem para o exercício das respetivas atividades.

2. O apoio às Associadas, ou a outras entidades previstas no presente Manual, no que toca às Informações APFIPP, assim como o acesso às Estatísticas da APFIPP deve, no âmbito dos princípios de atuação da Associação, nomeadamente atendendo ao seu estatuto ou ao setor representado, ser transparente, objetivo e não discriminatório.

3. Nos termos do artigo 5.º n.º 2 dos Estatutos da APFIPP, as Associadas têm o dever de fornecer à APFIPP os elementos necessários à elaboração de estatísticas.

4. Não obstante o previsto no número anterior, a adesão a certas iniciativas de recolha e intercâmbio de informações por parte do Serviço de Estatísticas da APFIPP, identificadas no Anexo 1 ao presente Manual, é facultativa, sendo, em condições apropriadas, extensível a qualquer entidade que opere no mercado de Gestão de Ativos e de Fundos de Pensões, ainda que não seja Associada.

5. As Estatísticas da APFIPP serão disponibilizadas de acordo com o previsto no Capítulo III do presente Manual.

6. As condições de disponibilização das Estatísticas da APFIPP poderão variar, em termos de acesso e de preço, consoante a informação em causa, o tipo de entidade que a ela pretenda aceder, o seu estatuto ou setor representado junto da APFIPP e a sua participação na recolha, tratamento e divulgação da dita informação.

7. As Informações e as Estatísticas da APFIPP, os contactos estabelecidos com as Associadas ou com qualquer outra entidade prevista neste Manual para efeitos da respetiva elaboração e divulgação, as posições públicas assumidas a respeito das Informações e das Estatísticas da APFIPP e a respetiva divulgação não devem conter e não devem ser interpretadas como contendo, ainda que direta ou indiretamente, expressa ou implicitamente, qualquer orientação ou recomendação relativamente à conduta das Associadas ou de terceiros, em especial no que respeita às respetivas opções de investimento, gestão ou política comercial, nem qualquer apreciação crítica das políticas ou práticas seguidas pelas Associadas.

8. As Informações e Estatísticas da APFIPP não devem conter dados que pela sua natureza, desagregação e individualização exponham segredos de negócio ou outras informações confidenciais das Associadas ou de terceiros, assim como dados pessoais dos respetivos colaboradores, que tenham sido recolhidos para a elaboração das mesmas.

9. Considera-se segredo de negócio ou informação confidencial toda aquela que como tal tenha sido qualificada por quem a transmitiu ou cuja divulgação possa, de acordo com os padrões do mercado e da indústria, prejudicar os legítimos interesses de quem a transmitiu.

10. A APFIPP não divulgará informações sobre a atividade das Associadas e de terceiros que possa comportar risco de violação das regras de concorrência, devendo efetuar, sempre que necessário, os ajustamentos às suas Informações e Estatísticas adequados a prevenir o referido risco.

11. Os destinatários das Informações e Estatísticas da APFIPP, Associadas ou não, devem abster-se de as divulgar ou partilhar com terceiros, salvo se de acordo com o presente Manual ou nos termos autorizados pela APFIPP.

CAPÍTULO II

Prestação de Informações APFIPP

Artigo 3.º

Regras gerais quanto à prestação de informações

1. A APFIPP, incluindo os membros dos seus órgãos sociais e todos os seus colaboradores, compromete-se a manter reservadas quaisquer questões colocadas pelas Associadas, bem como as respostas que lhes sejam dadas, não as divulgando em condições diversas das previstas no presente Manual.

2. A APFIPP, no âmbito da prestação de informações às suas Associadas, não participará no intercâmbio ou na transmissão de qualquer indicação que comporte risco manifesto de violação das regras de concorrência.

Artigo 4.º

Âmbito e receção dos pedidos de informação

1. A prestação de informações por parte da APFIPP às Associadas poderá ter como objeto aspetos técnicos, económicos, de gestão, jurídicos ou outros relacionados com a atividade das suas Associadas, incluindo a interpretação de normas aplicáveis aos setores da Gestão de Fundos de Investimento Mobiliário, da Gestão de Fundos de Investimento Imobiliário, da Gestão de Fundos de Pensões e da Gestão de Patrimónios.

2. Será competente para a receção de pedidos de informação qualquer órgão social, estatutário ou colaborador da APFIPP, seja telefonicamente, seja presencialmente, nomeadamente nas Comissões Técnicas, Grupos de Trabalho, Direção ou Secretariado, devendo posteriormente encaminhá-los a quem tenha sido cometida a responsabilidade de lhe dar seguimento nos termos do artigo 5.º.

3. Será recusada a discussão e/ou resposta a qualquer questão que possa pôr em causa o estabelecido nos Estatutos da APFIPP ou as regras definidas no presente Manual, em particular o artigo 3.º n.º 2.

Artigo 5.º

Processamento dos pedidos de informação

1. A APFIPP nomeia internamente os colaboradores, desde já identificados no Anexo 2 ao presente Manual, a quem incumbe receber, analisar e responder ou preparar a resposta a pedidos de informação das Associadas, desenvolvendo para tal, e de acordo com os princípios e normas do presente Manual, as diligências necessárias para esse efeito.

2. Cabe aos colaboradores referidos no número anterior solicitar, ou propor à Direção da APFIPP ou às Comissões Técnicas que seja solicitada, a eventual assistência de qualquer entidade externa, sempre sem prejuízo dos princípios definidos no presente Manual e das exigências de confidencialidade aplicáveis.

3. Cabe aos colaboradores referidos no número anterior, sempre que necessário ou quando lhes seja solicitado, garantir o anonimato das entidades envolvidas no esclarecimento das questões que lhes são colocadas ou na recolha de informações necessárias para o efeito.

4. Os pedidos de informação e as questões colocadas em reuniões de órgãos da Associação ou em outras reuniões em que estejam presentes Associadas, deverão ser efetuados e registados nas condições previstas no presente Manual.

5. Os dados pessoais a que a APFIPP tenha acesso serão tratados pela APFIPP, enquanto responsável pelo tratamento, para a finalidade de processamento dos pedidos de informação, com base no interesse legítimo da APFIPP e das Associadas.

6. Os dados pessoais fornecidos por qualquer Associada serão conservados enquanto a Associação representar o setor de atividade sobre o qual incide a informação.

7. Relativamente a quaisquer dados pessoais a APFIPP garantirá, nos termos da lei, os direitos de acesso, retificação, eliminação, limitação do tratamento, portabilidade e oposição, mediante pedido escrito dirigido a info@apfipp.pt.

8. O titular de quaisquer dados pessoais poderá ainda apresentar uma reclamação junto da Comissão Nacional de Proteção de Dados caso considere que o tratamento de dados, pela APFIPP, viola as disposições legais aplicáveis.

Artigo 6.º

Divulgação da resposta a pedidos de informação

1. A APFIPP dará, às Associadas que nisso manifestem interesse, conhecimento das respostas às consultas que lhe forem dirigidas.

2. As informações incluídas nas respostas e esclarecimentos prestados pela APFIPP deverão, na medida do possível, ser veiculadas de forma a garantir o anonimato de quem as formulou e de quem contribuiu para a respetiva elaboração, salvaguardando eventuais segredos de negócio bem como a confidencialidade dos dados pessoais.

CAPÍTULO III

Estatísticas da APFIPP

Artigo 7.º

Regras gerais sobre as Estatísticas da APFIPP

1. Na preparação e divulgação de Estatísticas, a APFIPP, incluindo os membros dos seus órgãos sociais, bem como todos os seus colaboradores, compromete-se a manter reservadas as informações recebidas de Associadas e de terceiros, não as divulgando em condições diversas das previstas no presente Manual.

2. A proibição de divulgação prevista no número anterior não abrange situações de divulgação a autoridades administrativas ou judiciais em cumprimento de ordem legítima, ou em geral nas situações previstas na lei.

3. A APFIPP compromete-se a zelar pela qualidade e representatividade das suas Estatísticas, alocando os recursos humanos e os meios tecnológicos necessários e adequados ao cabal cumprimento dos princípios gerais supra descritos.

Artigo 8.º

Iniciativas estatísticas

1. As Estatísticas da APFIPP são as constantes do Anexo 1 a este Manual que será atualizado por determinação da Direção da APFIPP sempre que tal se justifique.

2. Adicionalmente, podem ser fornecidas informações estatísticas pontuais, em conformidade com os termos e condições previstos neste Manual, quando autorizado pelas entidades que contribuíram para a sua elaboração.

3. As Associadas podem propor a realização de novas estatísticas, sendo a respetiva avaliação de interesse e de exequibilidade efetuada pelos órgãos competentes da APFIPP a quem cabe decidir da respetiva realização.

Artigo 9.º

Recolha, tratamento e divulgação de dados

1. A APFIPP nomeia internamente o(s) colaborador(es) responsável(eis), identificados no Anexo 3, que integram o Serviço de Estatísticas e a quem incumbe a recolha, tratamento e divulgação dos dados, nos termos do presente Manual, e que deverão subscrever o “Termo de Responsabilidade” nos termos do Anexo 4.

2. Cabe às Associadas, e a quaisquer entidades que contribuam para a elaboração das Estatísticas da APFIPP, nomear, de entre os seus colaboradores, os responsáveis que serão identificados conforme minuta constante do Anexo 5 ao presente Manual, e que deverão subscrever o “Termo de Responsabilidade” nos termos do Anexo 6 do presente Manual, garantindo que a respetiva participação no processo de recolha, comunicação, tratamento e divulgação de dados é efetuada de acordo com os princípios e regras previstas no presente Manual.

3. Os pedidos de informação destinada a tratamento pelo Serviço de Estatísticas da APFIPP devem ser dirigidos aos responsáveis indicados para o efeito nos termos do número anterior.

4. Serão reportados aos responsáveis indicados no nº 2 anterior quaisquer situações de incumprimento dos prazos ou de outras condições estabelecidas no presente Manual ou eventuais lacunas ou incongruências detetadas nos dados fornecidos, de modo a que possam diligenciar na pronta retificação de irregularidades.

5. Na ausência de responsáveis designados nos termos do nº 2, todos os contactos relacionados com a atividade estatística da APFIPP serão efetuados diretamente com a administração das Associadas e demais entidades envolvidas.

6. A participação na elaboração das Estatísticas da APFIPP poderá ser recusada em caso de incumprimento dos termos e condições definidos no presente Manual, cabendo à APFIPP aceitar ou recusar informações que não observem os requisitos estabelecidos.

7. Os dados pessoais a que a APFIPP tenha acesso serão tratados pela APFIPP, enquanto responsável pelo tratamento, para a finalidade de processamento dos pedidos de informação e elaboração de estatísticas, com base no interesse legítimo da APFIPP, das Associadas e demais entidades. Os dados serão conservados enquanto a Associação representar o setor de atividade sobre o qual incide a informação. A APFIPP garantirá, nos termos da lei, os direitos de acesso, retificação, eliminação, limitação do tratamento, portabilidade e oposição, mediante pedido escrito dirigido a info@apfipp.pt. O titular dos dados poderá ainda apresentar uma reclamação junto da Comissão Nacional de Proteção de Dados caso considere que o tratamento de dados, pela APFIPP, viola as disposições legais aplicáveis.

Artigo 10.º

Tratamento dos dados

1. Os dados recolhidos pelo Serviço de Estatísticas da APFIPP serão tratados de acordo com a metodologia apropriada para a produção das Estatísticas indicadas no Anexo 1, incluindo correção ou supressão de elementos pontuais em falta.

2. Caso a informação disponibilizada, pelas Associadas e demais entidades ao Serviço de Estatísticas da APFIPP, contenha dados pessoais, as Associadas e demais entidades declaram e garantem, nos termos do Anexo 5, que se verificam as necessárias condições de licitude para a comunicação e posterior tratamento, pela APFIPP, para efeitos de produção das Estatísticas nos termos acordados.

3. Serão consideradas como metodologias apropriadas, designadamente, extrapolações a partir de amostras representativas, aproveitamento de Informação equiparável proveniente de outras fontes estatísticas disponíveis, bem como outros métodos de inferência estatística, que sejam válidos e adequados à realidade em causa.

4. Os consequentes ajustamentos em variáveis que venham a ser divulgadas com detalhe por Sociedade Gestora de Ativos ou de Fundos de Pensões relativamente à informação transmitida pela própria entidade carecem de comunicação ou validação prévia por parte dos respetivos responsáveis referidos no artigo 9º, salvo divulgações observadas através do Sistema de Difusão de Informação da CMVM ou de outros meios de divulgação oficiais.

5. Os processos e metodologias utilizados para harmonizar dados e/ou estimar volumes totais de mercado devem ser documentados internamente pela APFIPP, podendo ser alvo de auditoria caso se revele necessário.

Artigo 11.º

Divulgação das Estatísticas

1. As Estatísticas da APFIPP são divulgadas nas condições definidas no Anexo 1 ao presente Manual, desde que baseadas numa amostra representativa, ou logo que esta seja atingida.

2. O acesso às Estatísticas da APFIPP é realizado nas condições definidas no Anexo 1 e no artigo 12.º, sendo estas disponibilizadas:

(i) Às Associadas;

(ii) Aos utilizadores, que não Associadas, que requeiram e subscrevam o acesso à informação estatística (“entidades subscritoras”), mediante o pagamento de uma contribuição, relativamente à informação para a qual tenham justificado interesse;

(iii) Às Autoridades Reguladoras, Governo e outras autoridades competentes e/ou com interesse ou intervenção nos segmentos representados pela APFIPP;

(iv) Aos Órgãos de Comunicação Social;

(v) Ao público em geral, através do sítio da Internet da Associação.

3. A divulgação das Estatísticas da APFIPP é efetuada pelos colaboradores da APFIPP identificados no Anexo 3 nos seguintes termos:

(i) Relativamente às Associadas, mediante o acesso, por parte do(s) Responsável(eis) indicado(s) no Anexo 5, à área reservada do sítio da Internet da APFIPP e/ou do(s) respetivo(s) endereço(s) de correio eletrónico;

(ii) Relativamente às entidades subscritoras, através do(s) endereço(s) de correio eletrónico ou, no caso de Informações em suporte físico, do endereço de correio indicado pelas referidas entidades, podendo existir situações em que o acesso é realizado mediante o acesso à área reservada do sítio da Internet da APFIPP;

(iii) Relativamente aos acessos gratuitos, incluindo o das Autoridades Reguladoras, Governo e outras autoridades competentes e/ou com interesse ou intervenção nos segmentos representados pela APFIPP e dos Órgãos de Comunicação Social, através do(s) endereço(s) de correio eletrónico indicado(s) para o efeito.

4. Sem prejuízo do disposto na alínea ii) do número 2 do presente artigo, os órgãos competentes da APFIPP poderão deliberar não dar acesso a Informações estatísticas às entidades que para ela não tenham contribuído.

Artigo 12.º

Condições de acesso às Estatísticas da APFIPP

1. As condições de acesso às Estatísticas da APFIPP são definidas pelos órgãos competentes da APFIPP de acordo com o princípio da não discriminação.

2. Os preços e demais condições estabelecidos para o acesso às Estatísticas da APFIPP podem, no entanto, variar tendo em conta a circunstância de os respetivos beneficiários contribuírem de forma diversa para a recolha, tratamento e divulgação das Estatísticas, designadamente em função da qualidade de Associada e do(s) setor(es) representados junto da APFIPP.

3. Os órgãos competentes da APFIPP podem definir condições especiais de acesso para entidades públicas, entidades sem fins lucrativos, comunicação social ou para acessos pontuais por parte da comunidade académica e científica.

CAPÍTULO IV

Notas finais

Artigo 13.º

Revisão e aprovação de alterações ao Manual

1. As alterações ao disposto no presente Manual são da competência da Direção da APFIPP.

2. Qualquer alteração da natureza e características das Estatísticas da APFIPP deve ser refletida na atualização do referido Anexo 1 e divulgada às Associadas e outras entidades que contribuem para a sua elaboração.

Artigo 14.º

Aceitação do Manual

1. O acesso à informação prestada pela APFIPP em resposta às questões colocadas pelas Associadas e à informação fornecida pelo Serviço de Estatísticas da APFIPP pressupõe a aceitação dos princípios e regras constantes do presente Manual, nos termos previstos no Anexo 5.

2. A adesão aos princípios e regras constantes do presente Manual pode ser feita, por escrito, pelo representante legal da Associada ou por quem a represente na APFIPP, bem como pelo representante legal de qualquer entidade não associada que contribua para a elaboração das Estatísticas da APFIPP.

3. A aceitação dos princípios e regras constantes do presente Manual presumir-se-á, para todos os efeitos, em caso de exposição de questões à APFIPP nos termos do artigo 4.º número 2 do presente Manual e de contribuição para a recolha de informação necessária à elaboração das Estatísticas da APFIPP, quer a empresa em causa seja ou não Associada da APFIPP.

4. Mediante solicitação da Direção da APFIPP, os colaboradores responsáveis pela prestação de informações às Associadas e os Serviços de Informação e de Estatísticas da APFIPP produzirão e apresentar-lhe-ão um relatório de avaliação do cumprimento das regras do presente Manual, incluindo, naquele último caso, uma análise dos calendários previstos e executados relativamente a cada estatística, bem como a justificação para eventuais desvios detetados.